Основные принципы организации системы
Стремительное распространение браузеров Web быстро превращает Internet в стандарт "де факто" в области распространения публичной информации, а корпоративные сети intranet - в стандарт "де факто" публикования внутренней информации. Популярность этих средств публикования данных способствовала беспрецедентному росту объемов информации, создаваемой, просматриваемой и публикуемой как отдельными людьми, так и организациями.
Что является одним из итогов этой революции электронного публикования информации? Организации начинают пересматривать свои системы управления документами и системы управления корпоративной информацией.
В течении многих лет "управление документами" было синонимом крайне специализированных решений, которые помогали организациям управлять документами "высокой ценности". Специализированные системы работы с инженерной документации, системы подготовки комплектов документов для утверждения в федеральных органах aeanoe или регистрации документов в канцелярии являются хорошими примерами таких приложений.
Однако этот подход является неадекватным сегодняшним стандартам. Эти специализированные системы, как правило, работают вне реалий корпоративной структуры электронной почты и групповой работы и формируют островки управления документами, с которыми остальные пользователи могут работать, oieuei через специальные шлюзы. Эти решения ориентированы на использование людьми, которые работают в одной организации и которые, как правило, территориально находятся недалеко от центрального сервера. Они, конечно, далеки от реалий публикования информации в стандарте HTML. Наконец, что наиболее важно, эти системы были построены для работы с очень узким спектром формальных документов. Они не имеют средств работы с гораздо более широким информационным полем ценной корпоративной информации, которая создается каждый день практически каждым сотрудником организации.
Представьте специалиста, который посылает краткое сообщение своим коллегам по отделу. Это сообщение содержит несколько содержательных идей, которые ссылаются на такие совместно созданные "документы", как сообщеiия электронной почты, дискуссионные базы данных, электронные таблицы и презентации. Затем происходит естественная и крайне ценная эволюция. Идея, рожденная в спонтанно созданном документе (как это часто и происходит в жизни), трансформируется в более формальный и структурированный документ. Содержательная часть информации, независимо от степени формализованности, распространяется для дальнейшей совместной работы в организации.
Эти факторы диктуют необходимость в создании систем управления документами нового класса, базирующихny на следующих трех принципах:
Обратите внимание на основное слово "информация". Система управления документами не должна диктовать структуру или степень формализованности документа. Она должна обеспечивать работу с широким спектром типов информации и обеспечивать возможности создания информации теми средствами, которые выберет сам пользователь. При этом, как правило, информация создается в процессе совместной работы. Будучи однажды созданной эта информация должна быть доступна посредством различных типов клиентов из любой точки сети. Другими словами, система должна быть распределенной по самой своей природе. Документы должны находиться в непосредственной близости к людям, которые их и создают или работают с ними, а не быть закрытыми от доступа в централизованном хранилище, созданном поверх корпоративной базы данных. Люди работают с документами совсем иначе, чем они используют централизованную базу данных. Происходит обмен и распространение документов, и те из них, которые нужны пользователям наиболее часто, накапливаются на их рабочих столах.
Все документы, независимо от степени их формализованности, имеют свой жизненный цикл. Сначала они создаются. Затем они согласовываются, дорабатываются и утверждаются. Наконец, они распространяются или публикуются. Система управления документами должна предлагать технологическую основу для поддержания этого процесса. Она должна предоставлять рабочее пространство, на котором бы эти процессы протекали наиболее естественно. Автор, например, должен иметь возможность создания картотеки документов (file cabinet - аналог традиционной выдвижного ящика с документами) - рабочего пространства для совместного создания документов. Автор должен иметь возможность задавать права доступа остальных соавторов к этой картотеке документов. При этом не важно, где находятся эти соавторы - внутри или вне организации. Слово extranet адекватно описывает компьютерные сети таких виртуальных корпораций, которые объединяют сотрудников внутри организации с их партерами, поставщиками, клиентами и т.д. Эти соавторы должны быть уведомлены по системе электронной почты, что они привлекаются к совместной работе над документом и им должны быть посланы ссылки на совместно используемую картотеку документов. При работе авторов с теми средствами создания документов, которые они выберут сами, система должна предоставить возможности категоризации документов по типу. При этом у пользователя должна быть уверенность в том, что система обработает этот документ в зависимости от заданного типа. Документ типа "Коммерческое предложение", например, должен быть согласован с Системным инженером и Менеджерам по продажам, и должен быть утвержден Менеджером по продажам, отвечающим за определенное направление или территорию. Документ типа "Инженерные спецификации", вероятно, потребует совершенно иного цикла согласования и утверждения.
Какие возможности должна предоставлять система отдельным людям, которые согласовывают и утверждают документы? Она должна давать им приложение, которое обеспечивает доступ из любой точки сети и даже возможность работы в режиме, когда нет непосредственного подсоединения к серверу. При этом интерфейс такой системы должен изменяться в зависимости от индивидуальной роли пользователя по отношению к циклу согласования и утверждения документа.
После окончания цикла согласования и утверждениy, который может повторяться нескоeько раз, документ готов для публикования средствами, которые бы обеспечивaли доступ широкого круга пользователей.
