Lotus Notes - это база данных документов: ее основным элементом является отдельный документ. Структура документа Notes обычно определяется формой (form), содержащей в себе ряд полей. Например, документ, касающийся политики и процедурных вопросов, может включать в себя такие поля, как дата, название политики, ее краткий обзор, а также полный текст с ее описанием; документ, относящийся к обслуживанию клиентов, может содержать в себе дату, имя клиента, идентификационный номер клиента, имя оператора, текстовое поле для описания запроса клиента, а также поле статуса запроса.
В Notes пользователи просматривают виды (views). Когда Notes открывает пользователю вид, то названия полей выводятся как заголовки столбцов данных. Если, например, пользователь желает просмотреть документы по дате, то Notes, отсортировав их по значениям в этом поле, открывает вид, самый левый столбец которого содержит дату, а прочая информация из полей (номер клиента, название политики, и т. п.) выводится в столбцах справа от основного. Виды в Notes отличаются гибкостью и используют схематичную метафору, основанную на "раскрытии и скрытии". Например, если основной документ имеет множество субдокументов, то пользователь может на свой выбор просмотреть либо основной документ, либо основной документ и все документы следующего уровня, либо все уровни документов, относящиеся к первому основному документу.
Основным элементом базы данных Notes является сам документ, который может иметь как структурированный, так и неструктурированный формат, поэтому Notes может хранить и обрабатывать такие массивы данных, обработка которых с трудом поддается реляционным и прочим системам баз данных. Более того, благодаря использованию документной модели обработки Notes предоставляет пользователям ряд полезных функций.